Privacyverklaring Ultima Vox
Laatste update: maart 2026
Bij Ultima Vox hecht ik veel waarde aan zorg, respect en vertrouwen.
Wanneer je contact met mij opneemt of één van mijn diensten gebruikt, deel je soms persoonlijke en gevoelige informatie. Ik vind het belangrijk dat je weet wat ik met jouw gegevens doe, waarom ik ze nodig heb en hoe ik ze bescherm.
Deze privacyverklaring legt dit op een heldere en menselijke manier uit.
Wie ben ik?
Ultima Vox
Verantwoordelijke: Cindy Van de Sande
Adres: 1-meilaan 29/1 2490 Balen België
E‑mail: info@ultimavox.be
BTW‑nummer: BTW BE 0521721131
Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Welke gegevens verzamel ik?
Gegevens die jij zelf geeft
Wanneer je mij contacteert via het contactformulier, e‑mail of telefonisch:
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Eventuele inhoud van jouw bericht
- Praktische informatie rond begeleiding of afspraken
Gevoelige gegevens (bij rouw & afscheid)
Soms deel je informatie over:
- Gezondheid
- Overlijden van een dierbare
- Familierelaties
- Emoties of persoonlijke verhalen
- Wensen rond afscheid, rituelen of begeleiding
Ik behandel deze gegevens met extra zorg en vertrouwelijkheid.
Automatisch verzamelde gegevens
Via mijn website kunnen automatisch technische gegevens worden verzameld, zoals:
- Je IP-adres
- Browser en toestel
- Bezochte pagina’s
- Cookies die nodig zijn om de site goed te laten werken
Waarom verwerk ik jouw gegevens?
Ik gebruik jouw gegevens voor:
- Het beantwoorden van jouw bericht of vraag
- Het plannen en uitvoeren van begeleiding
- Het maken van teksten, rituelen of persoonlijke inhoud
- Het opstellen van documenten (zoals offertes of afspraken)
- Administratie en facturatie
- Het verbeteren van mijn website en dienstverlening
Ik gebruik jouw gegevens nooit voor doeleinden die niets met mijn diensten te maken hebben, en ik verkoop ze nooit aan anderen.
Met wie deel ik jouw gegevens?
In principe met niemand, tenzij:
- jij me expliciet vraagt om samen te werken met een arts, uitvaartondernemer, muzikant, spreker of andere dienstverlener.
- dit wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld voor boekhouding).
Mijn websiteprovider JouwWeb kan technische gegevens verwerken zodat de website goed werkt. (Zij vallen onder hun eigen privacyvoorwaarden.)
Hoe lang bewaar ik jouw gegevens?
- Contactgegevens: maximaal 2 jaar na ons laatste contact
- Administratie & facturen: 7 jaar (verplicht door Belgische wetgeving)
- Persoonlijke teksten, rituelen of notities: maximaal 1 jaar na de begeleiding, tenzij jij vraagt om ze vroeger te verwijderen
Alles wat gevoelige informatie bevat, wordt veilig en vertrouwelijk bewaard.
Hoe beveilig ik jouw gegevens?
- Mijn accounts en mailbox zijn beveiligd met sterke wachtwoorden & tweestapsverificatie
- Gegevens worden niet op papier bijgehouden tenzij noodzakelijk
- Bestanden worden veilig opgeslagen en niet gedeeld met derden
- Enkel ik heb toegang tot deze informatie
Jouw rechten
Je hebt altijd het recht om:
- jouw gegevens in te zien
- fouten te laten corrigeren
- te vragen dat ik jouw gegevens verwijder
- bezwaar te maken tegen verwerking
- jouw toestemming in te trekken
Wil je één van deze rechten uitoefenen?
Mail me gerust: info@ultimavox.be
Ik reageer binnen 14 dagen.
Gebruik van cookies
Mijn website gebruikt alleen cookies die nodig zijn om technisch goed te werken of om basisstatistieken te kunnen zien. Je kunt deze cookies beheren via je browserinstellingen.
Wijzigingen
Ik kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer dat nodig is. De nieuwste versie staat altijd op mijn website.
Vragen?
Heb je vragen over privacy of over deze verklaring?
Neem gerust contact met me op.
Ik help je met plezier verder.